Alma

Architektura Almy jest przystosowana do pracy konsorcjów bibliotek. Metody pracy w konsorcjach zostały zaprojektowane i stworzone w ścisłej współpracy z Biblioteką Katholieke Universiteit Leuven wraz z siecią LIBIS, w skład której wchodzi 30 organizacji.

Zastosowanie technologii chmury obliczeniowej powoduje, że proces migracji do nowej wersji oprogramowania jest procesem prostym, nie wymaga ze strony biblioteki dodatkowej pracy i zaangażowania.

Aktualizacje instalowane są automatycznie u wszystkich bibliotek korzystających z Almy, dzięki czemu wszyscy użytkownicy od razu mogą korzystać z wprowadzanych nowych funkcji i ulepszeń.

Proces aktualizowania systemu można porównać do aktualizacji klienta poczty obsługiwanego przez przeglądarkę internetową, np. Gmaila. Użytkownik nie musi samodzielnie instalować nowszej wersji, a zmiany spowodowane aktualizacją widzi automatycznie po zalogowaniu się do konta.

Dzięki działaniu w chmurze obliczeniowej, Alma eliminuje potrzebę zakupu i utrzymania drogich serwerów i innego sprzętu. Poza tym nie ma konieczności instalowania i zarządzania aplikacjami klienckimi na komputerach w bibliotece, ponieważ cała praca w systemie opiera się na przeglądarce internetowej. Dzięki temu administratorzy i informatycy biblioteki mogą skupić się na rzeczach bardziej związanych z misją biblioteki.

Przeniesienie do chmury ułatwia w znaczny sposób zarządzanie. W innych systemach często konieczny jest bezpośredni dostęp do serwera i, w konsekwencji do zadań, takich jak import rekordów czy integrowanie danych z różnych miejsc konieczny jest administrator systemowy. Jako że Alma pozwala na wykonanie wszystkich czynności przez przyjazny w obsłudze interfejs, nie wymaga zaawansowanych umiejętności technicznych.

Model subskrypcji pozwala na dużo bardziej przewidywalne planowanie budżetu. Dużo niższe są też opłaty początkowe.

Użytkownicy systemu Alma mają do dyspozycji środowisko testowe (tzw. piaskownicę, sandbox), dzięki któremu mogą uczyć się, testować oprogramowanie i różne rozwiązania bez konsekwencji wprowadzenia rezultatów prac i prób „na żywym organizmie”, na którym pracują bibliotekarze.

Sandbox jest również dostępny dla konsorcjów korzystających z Almy.

Ist­nieje moż­li­wość inte­gra­cji Almy z róż­nymi sys­te­mami zewnętrz­nymi, np. sys­te­mami do zarzą­dza­nia dzie­ka­na­tem czy też całą uczel­nią. Dodat­kowo biblio­teka może stwo­rzyć dowolne opro­gra­mo­wa­nie odpo­wia­da­jące na jej spe­cy­ficzne potrzeby i zin­te­gro­wać je z Almą dzięki inter­fej­som pro­gra­mi­stycz­nym API.

Alma pozwala bibliotekom sprawnie i skutecznie zarządzać zasobami, niezależnie od formatu – przy znacznie niższych kosztach. Dzięki ujednoliceniu procesów związanych z pozyskiwaniem, opisywaniem, zarządzaniem, dystrybucją i analizą pomaga bibliotekom w ponownej ocenie i przeprojektowaniu ich procesów wewnętrznych, optymalizacji pracy bibliotekarzy, a także w skupieniu się na zaniedbanych obszarach i skutecznym podążaniem za potrzebami użytkowników.

Zoptymalizowane procesy

Obecne systemy wymagają ręcznej obsługi wielu rutynowych zadań. W Almie biblioteki mogą definiować i zarządzać modelami procesów (workflows) tak, aby były one dopasowane do konkretnej instytucji. Alma może powiadamiać bibliotekarzy o zadaniach przez ich listy i powiadomienia w panelu administracyjnym; dzięki temu pracujący w systemie mogą zobaczyć, co jeszcze potrzebują zrobić.

Wspieranie kontroli procesów przez oprogramowanie zmniejszają liczbę błędów i luk w komunikacji. Poza tym wiele rzeczy może być wykonanych automatycznie. Ponieważ Alma wie, co musi zostać zrobione, aby zakończyć niektóre czynności, może zrobić niektóre rzeczy bez interwencji człowieka. Pozwala to na skupieniu się pracowników na czynnościach, które wymagają podejmowania decyzji.

Współpraca w chmurze

Rzeczywistość coraz częściej zachęca biblioteki do poszukiwania nowych sposobów współpracy. Rozwiązanie w chmurze, z centralizowanymi danymi i usługami pozwala na elastyczne modele kooperacji – od wspólnego kreowania kolekcji do wymiany metadanych i zasobów z instytucjami partnerskimi. Biblioteki w chmurze mogą jeszcze wydajniej połączyć swoje siły.

Jaka będzie rola bibliotekarza systemowego po wdrożeniu Almy?

Praca w Almie wymaga konfiguracji elementów indywidualnych dla każdej biblioteki. Bibliotekarz systemowy dokonuje tego w interfejsie Almy, mając do tego odpowiednie uprawnienia.

Do roli bibliotekarz systemowego może należeć np. zarządzanie uprawnieniami użytkowników systemu, konfiguracja związana z godzinami otwarcia biblioteki czy naliczaniem kar itp. Do jego zadań może należeć generowanie oraz przygotowywanie i dostosowywanie do potrzeb biblioteki różnego rodzaju raportów statystycznych.

Czy istnieje możliwość migracji do Almy niestandardowych baz (np. niestandardowych baz dorobku naukowego, baz projektów itp.)?

Zapewne będzie możliwość migracji niektórych nietypowych baz. Poszczególne przypadki będą rozpatrywane indywidualnie.

Jak wygląda procedura udostępniania dokumentów w czytelni?

Alma posiada zdefiniowane elementy składowe procesu udostępniania zasobów w czytelni. Zamówiony dokument trafia na półkę w czytelni wybranej przez użytkownika, skąd może zostać odebrany w celu skorzystania z niego na miejscu. Alma widzi, w której dokładnie czytelni dokument został wypożyczony.

Bibliotekarz w dowolnym momencie może sprawdzić listę dokumentów aktualnie udostępnionych w czytelni oraz tych, które oczekują na odbiór przez czytelników. Status dokumentu w Almie natomiast pozwala stwierdzić, czy konkretny dokument obecnie oczekuje on na odbiór, czy też znajduje się już w rękach czytelnika.

Po zwrocie dokumentu przez czytelnika możliwe jest dokonanie zwrotu „nieostatecznego”. Oznacza to, że dokument nie wróci do magazynu, ale zostanie na półce w czytelni, aby użytkownik nie musiał zamawiać dokumentu powtórnie, chcąc wrócić do pracy z nim następnego dnia.

Czy po zakończeniu wdrożenia będzie dostępna przestrzeń do „ekserymentowania”?

Tak, każda biblioteka korzystająca z Almy otrzymuje dostęp do środowiska testowego (tzw. sandbox, co znaczy „piaskownica”), w którym może wypróbowywać alternatywne sposoby postępowania w Almie oraz testować nowe funkcje bez wpływu na produkcyjną wersję systemu.

Czy z Almy mogą korzystać konsorcja bibliotek?

Tak; architektura Almy jest przystosowana do pracy konsorcjów. Metody pracy w konsorcjach zostały zaprojektowane i stworzone w ścisłej współpracy z Biblioteką Katholieke Universiteit Leuven wraz z siecią LIBIS, w skład której wchodzi 30 organizacji.

Jak często pojawiają się aktualizacje Almy? Jak wygląda proces migracji do nowej wersji?

Aktualizacje Almy pojawiają co miesiąc. Dzięki temu nasza Alma zmienia się niewielkimi krokami, ale często, przez co przechodzenie do kolejnych wersji nie jest szokiem dla użytkowników systemu.

Zmiana wersji nie jest obciążeniem dla bibliotekarzy. Dzięki zastosowaniu chmury obliczeniowej aktualizacje są instalowane przez firmę Ex Libris, a pracownicy biblioteki od razu widzą jej efekty w postaci ulepszeń i nowych funkcji. Nie jest to zatem żmudny proces, jak to czasami bywało w starszych systemach; w całości jest on realizowany przez firmę Ex Libris.

Moja biblioteka ma specyficzne potrzeby. Czy mogę połączyć ją z innym używanym przeze mnie systemem?

Tak, Alma pozwala na integrację z istniejącymi systemami zewnętrznymi (np. systemami do zarządzania dziekanatem czy też całą uczelnią). Dodatkowo biblioteka może stworzyć dowolne oprogramowanie odpowiadające na jej specyficzne potrzeby i zintegrować je z Almą dzięki interfejsom programistycznym API.

Ile trwa wdrażanie Almy?

Obecnie wypracowane procedury pozwalają na wdrożenie Almy od 4 do 6 miesięcy. Czas ten został skrócony z początkowych 14-18 miesięcy – tyle trwało wdrożenie przy pierwszych instalacjach systemu.

Jakie są możliwości tworzenia raportów i statystyk w Almie?

Alma umożliwia tworzenie zestawień z poziomu interfejsu Almy lub dodatkowego narzędzia – Alma Analytics. W Alma Analytics możliwe jest korzystanie z raportów już gotowych, udostępnionych przez inne biblioteki oraz ich modyfikowanie, a także tworzenie własnych raportów od zera.

Alma umożliwia również w prosty sposób eksportować listy, np. wyniki wyszukiwania do Excela. Następnie można je edytować, modyfikować i wykorzystywać w inny sposób.

• Podkarpackie Studia Biblioteczne Nr 2 (2013), Alma – system biblioteczny następnej generacji
• W kierunku konsolidacji, współpracy i potrzeb użytkownika – jak systemy nowej generacji zmieniają biblioteki (+PDF z prezentacją +Wideo)